Eine X-Rechnung ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat, das vor allem in Deutschland im Rahmen der öffentlichen Auftragsvergabe verwendet wird. Es basiert auf dem XML-Format (Extensible Markup Language) und ist eine Form der elektronischen Rechnung, die speziell die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung erfüllt.
Die X-Rechnung ist verpflichtend, wenn Unternehmen mit der öffentlichen Verwaltung in Deutschland Geschäfte machen. Sie muss bestimmte rechtliche und technische Anforderungen erfüllen, darunter:
- Struktur und Inhalt: Die X-Rechnung muss bestimmte gesetzliche Mindestangaben enthalten, wie zum Beispiel Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsempfänger, Betrag, Steuersatz und mehr.
- Elektronisches Format: Die Rechnung wird im XML-Format übermittelt, wodurch eine automatisierte Verarbeitung der Rechnung durch die Behörden ermöglicht wird. Das XML-Format stellt sicher, dass die Rechnung maschinenlesbar ist, was Fehler bei der manuellen Bearbeitung minimiert.
- Rechtliche Grundlagen: Die X-Rechnung wurde durch das E-Rechnungsverordnung (ERechV) eingeführt, die für öffentliche Auftraggeber und deren Vertragspartner in Deutschland verpflichtend ist. Sie basiert auf den europäischen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung.
Die Vorteile der X-Rechnung sind unter anderem eine schnellere Bearbeitung und eine Reduzierung von Fehlern durch automatisierte Prozesse. Sie trägt auch zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung bei der Verwaltung öffentlicher Aufträge bei.
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